Como elegir una solución tecnológica para nuestra empresa
El principal factor de éxito será tener en cuenta la experiencia que tenga la empresa implantadora, en la Industria de Reuniones.
Muchas organizaciones que intentan implementar una solución de tecnología de Gestión en la Industria de Reuniones no han experimentado el ahorro y la mejora que esperaban.
En muchos casos, la razón no tiene que ver con la tecnología seleccionada, sino con la experiencia en la industria de reuniones que tiene la empresa de TIC que implantará la solución. Otro motivo manifestado, es que los procedimientos y procesos internos no son compatibles con la solución elegida y no facilitan la adopción de la solución.
Es importante que tengamos en cuenta que seleccionar una empresa implantadora que tenga poca o nula experiencia en la industria de reuniones tendrá un impacto importante en el tiempo de implementación, ya que será necesario en primer lugar destinar personal y tiempo para la “educación” del implantador para que entienda el negocio, con todos los costos que ese proceso no planificado implica. Al final estos costos de tiempo y dinero se sumarán al costo del proyecto como no planificados, que indefectiblemente pagará la empresa que adquiere la tecnología e influenciará en la baja la satisfacción con la implantación de la solución.
Otro factor a tener en cuenta es que la implementación de una nueva tecnología en una organización, con frecuencia es inconscientemente rechazada por parte del personal o por enfoques excesivamente conservadores en los procesos a los que tanto la gerencia como el personal se han acostumbrado. “Esa es la manera en que siempre lo hemos hecho” es a menudo la explicación de esta resistencia.
El principal factor que incide a la hora de seleccionar una solución que resulte satisfactoria en todos los sentidos, pasa por la experiencia que tenga la empresa implantadora, en la Industria de Reuniones. De esta manera, junto a la herramienta, se estarán incorporando por añadidura las mejores prácticas de la industria cuando sea necesario, para la gestión del cambio y, tanto cliente como proveedor hablarán el mismo idioma, sin necesidad de sumar tiempos adicionales de aprendizaje del negocio.
Incorporar nuevas tecnologías debería incluir varias etapas preliminares que incluyan al personal y la administración en la revisión de los procesos existentes, la identificación de áreas de mejora y el desarrollo de objetivos para la implementación.
Es importante adoptar un enfoque estandarizado para reducir los costos, siguiendo una metodología establecida para la industria de reuniones que facilite mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos medibles.
Como guía sugerimos comenzar con la pregunta: ¿Quién es mi cliente? puede determinar rápidamente quién o quiénes deberían ser los mayores beneficiarios de la tecnología. Es decir para qué haremos este esfuerzo de cambio.
Si la tecnología no mejora la satisfacción de su 'cliente', o no da beneficios económicos, entonces, ¿para qué estamos revisando el proceso? Si no mejora directamente los servicios que proporciona a su cliente, posiblemente esté errando en la forma de encarar la solución y no alcanzará los niveles de calidad necesarios para implementar la solución tecnológica con éxito.
Pruebe identificando los siguientes ítems:
En la industria de las reuniones, las planillas de cálculo han invadido y han absorbido la mayoría de nuestro tiempo sin aportar una mejor organización y sin ser una solución eficiente y eficaz para la industria. Favoreciendo las “islas” y la incomunicación entre procesos de nuestra empresa.
Muchas organizaciones han seleccionado la base más popular instalada, la más grande o la más atractiva, o la que ofrece mayor respaldo a nivel mundial, sin tener en cuenta que era inaplicable para la Industria de Reuniones, perdiendo tiempo, dinero y esfuerzo.
Es recomendable tener en cuenta que la empresa seleccionada lo acompañará no solo hasta la salida en vivo del sistema, sino también, será la empresa que deba brindar soluciones a los cambios que imponga en el futuro la realidad de mercado.
Si la empresa seleccionada es la “mas cara” o no habla nuestro idioma, o nuestra empresa no tiene la dimensión para ser el cliente “más atractivo” o importante para el proveedor seleccionado, entonces estaremos en un problema en el futuro cercano, cuando el mercado imponga cambios y debamos adaptarnos a ellos.
Teniendo en cuenta este último punto es que sugerimos tratar de seleccionar una empresa que al menos brinde soluciones en nuestro idioma, en nuestro mercado y en lo posible en nuestro continente. Suele ocurrir que si los principales clientes de la empresa seleccionada tienen la mayor parte de sus clientes en otros continentes o con una realidad muy diferente a la nuestra, entonces cuando necesitemos asistencia, aunque sea para cambios menores, será muy costoso o bien no estaremos en las prioridades de atención de la empresa proveedora.
En este sentido la selección de un proveedor regional garantiza una mejor atención y la posibilidad de “prevenir incendios futuros” con facilidad.
Por último sería también deseable que el proveedor tecnológico seleccionado sea propietario de la tecnología que ofrece. Esto garantizará que podrá tener la suficiente flexibilidad para adaptar permanentemente sus soluciones a las nuevas necesidades que el futuro de la industria demande, para no caer en la obsolescencia de los sistemas que implica volver a pasar por el mismo proceso de renovación tecnológica una y otra vez.
Si el proveedor seleccionado habla el idioma de su industria, y la mayoría de los clientes son de la industria de reuniones entonces su empresa estará incluida en todos los planes estratégicos futuros del proveedor y los costos de mejoras de la solución que utilice su empresa seguramente serán cercanos a cero.
Porque incorporar tecnología no puede transformarse en un objetivo en sí mismo, sino ser siempre una herramienta eficiente que nos permita crecer en productividad y destacarnos en posicionamiento.
Muchas organizaciones que intentan implementar una solución de tecnología de Gestión en la Industria de Reuniones no han experimentado el ahorro y la mejora que esperaban.
En muchos casos, la razón no tiene que ver con la tecnología seleccionada, sino con la experiencia en la industria de reuniones que tiene la empresa de TIC que implantará la solución. Otro motivo manifestado, es que los procedimientos y procesos internos no son compatibles con la solución elegida y no facilitan la adopción de la solución.
Es importante que tengamos en cuenta que seleccionar una empresa implantadora que tenga poca o nula experiencia en la industria de reuniones tendrá un impacto importante en el tiempo de implementación, ya que será necesario en primer lugar destinar personal y tiempo para la “educación” del implantador para que entienda el negocio, con todos los costos que ese proceso no planificado implica. Al final estos costos de tiempo y dinero se sumarán al costo del proyecto como no planificados, que indefectiblemente pagará la empresa que adquiere la tecnología e influenciará en la baja la satisfacción con la implantación de la solución.
Otro factor a tener en cuenta es que la implementación de una nueva tecnología en una organización, con frecuencia es inconscientemente rechazada por parte del personal o por enfoques excesivamente conservadores en los procesos a los que tanto la gerencia como el personal se han acostumbrado. “Esa es la manera en que siempre lo hemos hecho” es a menudo la explicación de esta resistencia.
El principal factor que incide a la hora de seleccionar una solución que resulte satisfactoria en todos los sentidos, pasa por la experiencia que tenga la empresa implantadora, en la Industria de Reuniones. De esta manera, junto a la herramienta, se estarán incorporando por añadidura las mejores prácticas de la industria cuando sea necesario, para la gestión del cambio y, tanto cliente como proveedor hablarán el mismo idioma, sin necesidad de sumar tiempos adicionales de aprendizaje del negocio.
Incorporar nuevas tecnologías debería incluir varias etapas preliminares que incluyan al personal y la administración en la revisión de los procesos existentes, la identificación de áreas de mejora y el desarrollo de objetivos para la implementación.
Es importante adoptar un enfoque estandarizado para reducir los costos, siguiendo una metodología establecida para la industria de reuniones que facilite mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos medibles.
Como guía sugerimos comenzar con la pregunta: ¿Quién es mi cliente? puede determinar rápidamente quién o quiénes deberían ser los mayores beneficiarios de la tecnología. Es decir para qué haremos este esfuerzo de cambio.
Si la tecnología no mejora la satisfacción de su 'cliente', o no da beneficios económicos, entonces, ¿para qué estamos revisando el proceso? Si no mejora directamente los servicios que proporciona a su cliente, posiblemente esté errando en la forma de encarar la solución y no alcanzará los niveles de calidad necesarios para implementar la solución tecnológica con éxito.
Pruebe identificando los siguientes ítems:
- Evluar las necesidades de su empresa que debe satisfacer el proyecto tecnológico
- Determinar el rendimiento actual y el rendimiento objetivo, esto le permitirá medir la mejora
- Identificar qué áreas y procesos necesitan mejorarse
- Medir la satisfacción del cliente (nos permitirá saber qué y quienes)
- ¿Tengo los recursos (humanos y demás) para llegar al nuevo escenario deseado?
- ¿quién será el implantador tecnológico con experiencia y enfocado en la Industria de Reuniones que nos acompañará a alcanzar el éxito? ¿Tiene conocimiento y experiencia probada en esta industria? de lo contrario la insatisfacción crecerá exponencialmente y también el costo del proyecto
- ¿Cómo me ayudará en este aspecto el implantador tecnológico, es el desarrollador de la herramienta, o es solo un representante? ¿Cuántos años lleva en la industria de reuniones? ¿me aporta valor a la empresa? ¿o deberemos invertir tiempo en capacitarlo en los temas de nuestro negocio?
En la industria de las reuniones, las planillas de cálculo han invadido y han absorbido la mayoría de nuestro tiempo sin aportar una mejor organización y sin ser una solución eficiente y eficaz para la industria. Favoreciendo las “islas” y la incomunicación entre procesos de nuestra empresa.
Muchas organizaciones han seleccionado la base más popular instalada, la más grande o la más atractiva, o la que ofrece mayor respaldo a nivel mundial, sin tener en cuenta que era inaplicable para la Industria de Reuniones, perdiendo tiempo, dinero y esfuerzo.
Es recomendable tener en cuenta que la empresa seleccionada lo acompañará no solo hasta la salida en vivo del sistema, sino también, será la empresa que deba brindar soluciones a los cambios que imponga en el futuro la realidad de mercado.
Si la empresa seleccionada es la “mas cara” o no habla nuestro idioma, o nuestra empresa no tiene la dimensión para ser el cliente “más atractivo” o importante para el proveedor seleccionado, entonces estaremos en un problema en el futuro cercano, cuando el mercado imponga cambios y debamos adaptarnos a ellos.
Teniendo en cuenta este último punto es que sugerimos tratar de seleccionar una empresa que al menos brinde soluciones en nuestro idioma, en nuestro mercado y en lo posible en nuestro continente. Suele ocurrir que si los principales clientes de la empresa seleccionada tienen la mayor parte de sus clientes en otros continentes o con una realidad muy diferente a la nuestra, entonces cuando necesitemos asistencia, aunque sea para cambios menores, será muy costoso o bien no estaremos en las prioridades de atención de la empresa proveedora.
En este sentido la selección de un proveedor regional garantiza una mejor atención y la posibilidad de “prevenir incendios futuros” con facilidad.
Por último sería también deseable que el proveedor tecnológico seleccionado sea propietario de la tecnología que ofrece. Esto garantizará que podrá tener la suficiente flexibilidad para adaptar permanentemente sus soluciones a las nuevas necesidades que el futuro de la industria demande, para no caer en la obsolescencia de los sistemas que implica volver a pasar por el mismo proceso de renovación tecnológica una y otra vez.
Si el proveedor seleccionado habla el idioma de su industria, y la mayoría de los clientes son de la industria de reuniones entonces su empresa estará incluida en todos los planes estratégicos futuros del proveedor y los costos de mejoras de la solución que utilice su empresa seguramente serán cercanos a cero.
Porque incorporar tecnología no puede transformarse en un objetivo en sí mismo, sino ser siempre una herramienta eficiente que nos permita crecer en productividad y destacarnos en posicionamiento.